Формування текстових документів засобами електронних таблиць

Часто виникає потреба у формуванні великих за об'ємом текстових документів. Переважна більшість користувачів послуговуються для цього WORD-ом чи Гугл Документом. І це правильно, якщо маєте справу з нечастим заповненням таких документів. Тут я спробую показати як можна зекономити робочий час, використовуючи для цього функції та властивості електронних таблиць, коли заповнення таких документів носить масовий характер.

На слайді поруч, ви бачите форму контракту (скорочено). Як правило, змін потребують перша і остання сторінка такого контракту. Відтак необхідно створити довідники реквізитів контрагентів, що укладають між собою такі контракти. Списки замовників та виконавців ви бачите на наступних двох слайдах.
Далі, корисно створити перехресну табличку, яка буде містити номери та дати контрактів між нашими контрагентами. Це потрібно для того, щоб ви, вибравши одного та іншого, у самій нижній таблиці дали можливість Вашій системі (таблиць) вибрати номер та дату контракту між ними.

Приблизно так працює і заповнення останньої сторінки. Як ви вже напевно здогадалися, усі ці підстановки реалізуються через функції =VLOOUP(). А об'єднання текстових елементів - знаком '&', або функцією =CONCATENATE(). Для зручності об'єднання текстових елементів, можна розбити текст на зручні за об'ємом фрагменти. Щоб не плутатись, я рекомендую завести по одному листу у Вашому файлі для отих усіх даних, що приведені у слайдах. Також я, зазвичай використвую ще один лист, на якому вибираються дані по контрагентам договору. Так простіше потім об'єднувати їх у текст.

Ну і нарешті ця маленька табличка задля того, що б Ви обрали тих двох учасників, що укладають контракт. Користувачу достатньо зробити вибір індексу у клітинках пофарбованих зеленим із спадаючого списку і контракт відповідно заповниться з додатків наведених вище. Для зручності у жовтих клітинках, після вибору певного індексу з'являються назви учасників договору.